Top 10 SharePoint Online

Dziesięć najciekawszych funkcji SharePoint Online, Office 365. Ranking jest czysto subiektywną oceną jaką dokonałem bazując na moich obserwacjach i analizie funkcjonalnej.

1.       SkyDrive Pro

SkyDrive

Usługa SkyDrive Pro to profesjonalna biblioteka, w której można przechowywać dokumenty i inne pliki. Pliki przechowywane w usłudze SkyDrive Pro można przeglądać i łatwo udostępniać współpracownikom oraz uzyskiwać do nich dostęp na urządzeniach przenośnych. Dzięki aplikacji Office Web App dokumenty Word, Excel, PowerPoint i One Note można edytować bezpośrednio z przeglądarki internetowej. Pliki są bezpiecznie przechowywane w chmurze za pośrednictwem usługi SharePoint Online. Usługa SkyDrive Pro oferuje następujące możliwości:

  • Przechowywanie i organizowanie dokumentów i innych plików w bezpiecznym miejscu w chmurze za pomocą usługi SharePoint Online dla firm.
  • Udostępnianie plików i folderów innym osobom w organizacji oraz udzielanie im uprawnienia do przeglądania lub edytowania zawartości.
  • Synchronizowanie plików i folderów w bibliotece usługi SkyDrive Pro i innych bibliotekach programu SharePoint z komputerem lub urządzeniami przenośnymi. Za pomocą usługi SkyDrive Pro można synchronizować biblioteki dokumentów z folderami w systemie plików systemu Windows. Usługa SkyDrive Pro daje dostęp do dokumentów, gdy jesteś w trybie offline, i automatycznie synchronizuje aktualizacje na serwerze, gdy powrócisz do trybu online.  

2.       Współpraca z użytkownikami zewnętrznymi

Udostepnianie witrynyW SharePoint Online można zapraszać osoby spoza firmy, na przykład dostawców, partnerów biznesowych i klientów, aby umożliwić im edycję i wyświetlanie zawartości witryn. Dotyczy to również usługi SkyDrive. Dowolny użytkownik w ramach usługi SkyDrive może udostępnić dokument do wspólnej edycji innym osobom z wewnątrz lub z poza organizacji. Nie musimy zatem wysyłać dokumentu pocztą email, co powodowało kłopoty z utrzymaniem wersji i ograniczenia w rozmiarze załącznika. Ponadto zaproszona osoba może korzystać z przeglądarkowej wersji aplikacji Office do edycji i  odczytu.

Udostępnianie zewnętrzne jest domyślnie włączone. Poszczególni administratorzy zbiorów witryn lub właściciele witryn mogą opcjonalnie udostępnić swoje witryny lub dokumenty na zewnątrz. Użytkownicy zewnętrzni logują się w usłudze, używając dowolnego adresu e-mail skojarzonego z kontem Microsoft.

3.       Sieci społecznościowe

zrodla wiadomosciPodobnie jak w poprzednich wersjach programu SharePoint każdy użytkownik ma profil i witrynę osobistą o nazwie Moja witryna. Obecnie usługa SharePoint Online została zreorganizowana i obejmuje trzy centra: Kanał aktualności, SkyDrive oraz Witryny. Centra te są dostępne na pasku nawigacji globalnej — w ten sposób funkcje społecznościowe skojarzone z witrynami Moja witryna są w pełni zintegrowane ze środowiskiem programu SharePoint. W każdej chwili można przejść do swojego osobistego kanału aktualności i opublikować wpis w kanale aktualności publicznych, w kanale aktualności w obserwowanych witrynach, rozpocząć nową konwersację w witrynie zespołu lub przejrzeć aktualizacje dotyczące działań innych osób.

Strona Kanał aktualności zapewnia szybki dostęp do listy obserwowanych osób, dokumentów, witryn i znaczników. Warto wiedzieć kilka rzeczy o tych listach:

  • Na liście obserwowanych osób możesz wyświetlić listę osób, które Cię obserwują.
  • Kliknięciem ikony objaśnienia wyświetlisz bieżący kanał aktualności danej osoby oraz łącze do jej profilu.
  • Możesz określić, że w Twoim kanale aktualności będą się pojawiać aktualizacje, gdy jakaś obserwowana przez Ciebie osoba zacznie obserwować inną osobę, dokument, witrynę lub znacznik. Możesz też włączyć powiadomienia e-mail dotyczące tych działań.
  • Znaczniki odpowiadają liście zainteresowań dodanych w Twoim profilu.

Źródła wiadomości to doskonały sposób aby być na bieżąco co dzieje się w witrynach projektowych, zespołach i u współpracowników. To również łatwy i skuteczny sposób wymiany informacji.

4.       Witryna projektu

Witryna projektuWitryny projektów umożliwiają pracownikom organizacji współpracę nad projektami. Kierownicy projektów są na bieżąco w przebiegu realizacji projektu, a członkowie zespołów mogą raportować statusy wykonania zadań. Ponadto witryny projektów umożliwiają zespołom uzyskiwanie dostępu do wspólnych danych projektowych, dokumentów i innych publikowanych materiałów oraz udostępnianie ich. Witryna projektu obejmuje następujące elementy:

  • Składnik Web Part podsumowania projektu.
  • Wizualna oś czasu zadań w ramach projektu.
  • Harmonogram zadań projektu.
  • Biblioteka do przechowywania dokumentów związanych z projektem.
  • Notes do szybkiego rejestrowania i porządkowania informacji dotyczących projektu.
  • Współużytkowany kalendarz wydarzeń dotyczących zespołu.
  • Możliwość ustanowienia połączenia z aplikacją kliencką Project Proffesional 2013.

Jeżeli  program SharePoint jest połączony z serwerem Exchange, witryna projektu może też obejmować skrzynkę pocztową zespołu zapewniającą ujednoliconą komunikację dotyczącą projektu w miarę jego realizacji. Jeśli witryna projektu wchodzi w skład zbioru witryn skojarzonego z programem Project Server 2013, można jej używać także do rejestrowania problemów, informacji o ryzyku oraz elementów dostarczanych. Listę zadań w witrynie projektu (lub zespołu) można dodać do aplikacji Project Web App, co usprawni zarządzanie projektem.

5.       Skrzynka pocztowa Witryny

Skrzynka pocztowa witryny to centralne konto e-mail i udostępniania dokumentów. Dostęp do tego konta można uzyskać z poziomu witryny programu SharePoint. Za pomocą skrzynki pocztowej witryny Twój zespół może zbierać swoje istotne konwersacje e-mailowe lub współpracować w zakresie redagowania ważnych wiadomości e-mail. Twój zespół może też przy użyciu skrzynki pocztowej witryny bezpiecznie udostępniać istotne dokumenty.

Po skonfigurowaniu skrzynki pocztowej dla Twojej witryny zostanie utworzone nowe konto e-mail używające nazwy Twojej witryny. Jeśli na przykład masz witrynę zespołu używającą adresu URL http://contosobistro.sharepoint.com/HRTeamSite, adres e-mail skrzynki pocztowej tej witryny będzie następujący: HRTeamSite@contosobistro.sharepoint.com.

Każda osoba mająca uprawnienia do współtworzenia witryny będzie mogła otwierać skrzynkę pocztową tej witryny i wyświetlać wiadomości. Dzięki temu kilka miesięcy później inny członek zespołu próbujący przypomnieć sobie informacje kluczowe dla określonej decyzji będzie mógł otworzyć skrzynkę pocztową witryny, przeszukać pocztę przechwyconą na tym koncie i zapoznać się z historią danego problemu.

Jeśli przechowujesz dokumenty zespołu w swojej witrynie programu SharePoint, możesz łatwo je udostępniać osobom posiadającym dostęp do tej witryny przy użyciu aplikacji Skrzynka pocztowa witryny. Po wyświetleniu skrzynki pocztowej witryny w programie Outlook jest widoczna lista wszystkich dokumentów w bibliotekach dokumentów tej witryny.  

6.       Office na żądanie

Jeśli Twój plan usługi Office 365 obejmuje subskrypcję pakietu Office 2013 Proffesional, to możesz używać pakietu Office na żądanie razem z usługą SharePoint Online. Pakiet Office na żądanie umożliwia korzystanie z aplikacji Office na komputerach bez zainstalowanego pakietu Office. Aplikacje Office na żądanie są „przesyłane” na Twój komputer, ale nie są na nim instalowane. Gdy wylogujesz się z usługi Office 365, aplikacje i dokumenty nie będą dostępne dla innych użytkowników komputera. Office na żądanie pozwala na pracę w trybie offline i edycję dokumentów kiedy nie mamy połączenia do Internetu. Z pakietu Office na żądanie można korzystać na połączonych z Internetem komputerach z systemem Windows 7 lub nowszym. 

7.       Wyszukiwanie i Centrum wyszukiwania elektronicznych materiałów dowodowych

Centrum zbierania materialow dowodowych kwerendaW SharePoint Online udoskonalono wyszukiwania osób i kompetencji. Teraz w wynikach wyszukiwania są wyświetlane nie tylko informacje kontaktowe i organizacyjne, lecz także utworzone dokumenty i informacje dotyczące poprzednich projektów, które mogą ilustrować kompetencje danej osoby. Karty kontaktów umożliwiają kontaktowanie się bezpośrednio z wyników wyszukiwania. Usprawniona nawigacja pozwala szybko znaleźć pole wyszukiwania, przeprowadzić wyszukiwanie i znaleźć wyniki, które można łatwo zawęzić do witryny lub wyższych poziomów. Wyniki wyszukiwania są logicznie pogrupowane i udostępniają sugestie kwerend oparte na wynikach z poprzednich operacji. Dzięki panelowi aktywowania wyniku można zobaczyć dodatkowe dane dotyczące elementu wyników wyszukiwania bez klikania go.

Odnajdowanie elektronicznych materiałów dowodowych np. na potrzeby audytu to specjalny zbiór witryn Centrum odnajdowania. Gdy zajdzie konieczność uruchomienia procedury odnajdowania — na przykład postępowanie sądowe lub audyt — użytkownik z odpowiednimi uprawnieniami może utworzyć nową sprawę, dodać źródła informacji do przeszukania i utworzyć kwerendy w celu zidentyfikowania określonego materiału do znalezienia, a następnie wykonać te kwerendy. Następnie może zachować witryny i skrzynki pocztowe, w których odnaleziono zawartość, zachować elementy pasujące do kwerend i wyeksportować te elementy. Po zamknięciu sprawy wszystkie zarchiwizowane dane skojarzone z tą sprawą zostaną zwolnione z archiwum. 

8.       Sklep z aplikacjami i nowy model udostępniania i instalacji aplikacji

SklepObecnie usługa SharePoint Online oferuje sklep z aplikacjami oraz usługę do zarządzania nimi. Aplikacja to autonomiczny program, który spełnia określone wymagania biznesowe użytkowników końcowych np. CRM. Użytkownicy końcowi mogą odnajdować aplikacje w Sklepie SharePoint lub katalogu aplikacji wewnętrznych organizacji, pobierać je stamtąd i instalować w witrynach SharePoint.  

9.       Przepływy pracy

Przepływy pracy programu SharePoint 2013 zbudowane są w nowej architekturze i infrastrukturze o nazwie Windows Workflow Foundation 4 (WWF4). Nadal jednak działają w niej przepływy pracy programu SharePoint 2010, włącznie z wbudowanymi przepływami pracy opartymi na architekturze Windows Workflow Foundation 3 (WWF3). Wbudowane przepływy pracy obejmują Zatwierdzanie, Zbieranie opinii oraz Zbieranie podpisów, które są przeznaczone dla pracowników przetwarzających informacje i zaspokajają wiele typowych potrzeb. Mogą być tworzone bezpośrednio w przeglądarce, a następnie dodatkowo modyfikowane za pomocą programu SharePoint Designer 2013.

Etapy przepływów pracy umożliwiają modelowanie przepływów pracy jako kontenerów zawierających logicznie pogrupowane akcje. Tworzysz etap, który zawiera powiązane warunki oraz akcje, i stosujesz zmiany stanu w celu przechodzenia między etapami.

Etapy umożliwiają też stosowanie pętli, co zapewnia większą kontrolę nad przebiegiem operacji logicznych i pozwala na tworzenie bardziej zaawansowanych przepływów pracy. Pętla to kontener, który może służyć do grupowania warunków i akcji powtarzanych w ramach przepływu pracy. Dostępne są dwie metody tworzenia przepływów pracy: tradycyjny tekstowy projektant przepływów pracy oraz projektant graficzny oparty na programie Microsoft Visio 2013. Podczas edycji przepływu pracy Istnieje możliwość dynamicznego przełączania między projektantem tekstowym a graficznym. Dzięki temu można korzystać z projektanta najlepiej odpowiadającego Twojemu stylowi pracy. 

10.   Publiczna witryna www

wwwW usłudze SharePoint Online dostępne są projekty i funkcje, umożliwiające dostosowywanie publicznej witryny sieci Web. Ponieważ witryna sieci Web bazuje na platformie SharePoint, możesz teraz skorzystać z funkcji publikowania, większej liczby składników Web Part oraz zaawansowanych opcji projektowania. Teraz dostępnych jest więcej opcji edytowania stron publicznej witryny sieci Web. Możesz między innymi edytować strony i zapisywać je jako wersje robocze lub publikować, a także dodawać i formatować tekst oraz obrazy, osadzać klipy wideo i dodawać składniki Web Part. Ułatwiono zmienianie tytułu, logo, stopki i innych elementów witryny sieci Web. Możesz również skopiować i wkleić własny kaskadowy arkusz stylów oraz zastosować go do witryny.

 

 

Reklamy

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Google+

Komentujesz korzystając z konta Google+. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Wyloguj /  Zmień )

Zdjęcie na Facebooku

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Wyloguj /  Zmień )

Connecting to %s